Quelles tâches comptables peut-on ou doit-on externaliser ?
Une externalisation flexible adaptée à vos besoins
L'avantage de l'externalisation comptable : vous pouvez externaliser certains domaines ou l'ensemble de votre comptabilité en fonction de vos besoins et de votre budget. De nombreuses entreprises suisses commencent par externaliser certains domaines spécifiques, puis élargissent progressivement leur collaboration.
Les principaux domaines concernés par l'externalisation
Comptabilité financière - Le cœur du système
La comptabilité financière courante comprend l'enregistrement de toutes les opérations commerciales : comptabilisation des pièces justificatives, rapprochement des relevés bancaires, gestion des créanciers et des débiteurs. Ce domaine chronophage se prête particulièrement bien à l'externalisation, car il est quotidien et nécessite des connaissances spécialisées.
Pourquoi externaliser ? Les comptables professionnels travaillent plus rapidement et sans erreur, connaissent tous les plans comptables et veillent à une documentation conforme.
Déclarations de TVA - Maîtriser la complexité
La déclaration de TVA est un défi mensuel ou trimestriel pour de nombreux entrepreneurs. Des erreurs peuvent rapidement survenir, en particulier avec la méthode effective de la TVA avec déduction de l'impôt préalable.
Pourquoi externaliser : les experts en TVA connaissent toutes les dispositions, taux et réglementations spéciales en vigueur. Ils minimisent le risque de paiements supplémentaires et d'amendes.
Gestion des débiteurs et des créanciers
La gestion des créances (débiteurs) et le suivi des fournisseurs (créanciers) nécessitent un suivi continu. Les relances, les délais de paiement et la planification des liquidités sont des tâches qui prennent beaucoup de temps.
Pourquoi externaliser : une gestion professionnelle améliore votre trésorerie, réduit les pertes et optimise les relations avec vos fournisseurs.
Comptabilité des salaires et assurances sociales
Dès que vous employez du personnel, la comptabilité des salaires devient complexe. Cotisations sociales, impôt à la source, assurances accidents et indemnités journalières en cas de maladie : la précision est ici de mise.
Pourquoi externaliser ? Les spécialistes des salaires connaissent toutes les dispositions légales, les délais et les obligations de déclaration. Ils se chargent également de la communication avec les assurances sociales et les autorités.
Comptes annuels et déclarations fiscales
Les comptes annuels et les déclarations fiscales (impôts sur les sociétés et souvent aussi impôts privés) sont des exercices obligatoires annuels qui présentent un fort potentiel d'optimisation.
Pourquoi externaliser : les conseillers fiscaux identifient les possibilités d'économies que les profanes négligent souvent. Ils garantissent des comptes conformes à la loi et une planification fiscale optimale.
Autres domaines pouvant être externalisés
Planification budgétaire et contrôle
Une budgétisation professionnelle et un contrôle régulier facilitent les décisions stratégiques et la gestion de l'entreprise.
Relances et recouvrement
Une procédure de relance systématique améliore les habitudes de paiement et réduit les pertes liées aux factures impayées.
Gestion des assurances
La gestion des assurances commerciales et la vérification annuelle des couvertures font souvent partie des services complémentaires.
Numérisation et archivage
L'archivage numérique des documents selon les normes suisses et l'introduction de processus numériques facilitent le travail quotidien.
Une approche progressive - une stratégie éprouvée
Phase 1 : domaines spécialisés
De nombreuses entreprises commencent par des problèmes ponctuels tels que le décompte de la TVA ou les comptes annuels. Cela permet un premier contact et l'établissement d'une relation de confiance.
Phase 2 : élargissement des domaines clés
Après des expériences positives, la comptabilité financière courante ou, en cas d'augmentation du personnel, la comptabilité des salaires suivent souvent.
Phase 3 : service complet
Les partenariats établis débouchent souvent sur des solutions complètes avec des conseils supplémentaires en matière de gestion d'entreprise.
Ce que vous devez garder en interne
Contrôle stratégique
Les validations budgétaires, les décisions financières stratégiques et la surveillance des liquidités restent du ressort de la direction.
Activités quotidiennes
Établir des devis, rédiger des factures et assurer le suivi opérationnel des clients font partie de votre cœur de métier.
Savoir-faire spécifique à l'entreprise
Vous connaissez mieux que quiconque les particularités de votre secteur et vos processus internes, et c'est à vous de les piloter.
Aides à la décision pour votre externalisation
Évaluer le temps nécessaire
Documentez pendant une semaine le temps que vous consacrez aux différentes tâches comptables. Cela vous aidera à établir des priorités.
Analyser la fréquence des erreurs
Les domaines nécessitant des corrections fréquentes ou présentant des incertitudes se prêtent particulièrement bien à un accompagnement professionnel.
Tenir compte des plans de croissance
Les développements futurs tels que l'augmentation des effectifs ou les activités internationales doivent être pris en compte dans la stratégie d'externalisation.
Définir des seuils de coûts
À partir de quel temps le recours à un savoir-faire externe est-il plus avantageux que le traitement en interne ? Fixez des limites claires.
Conclusion sur le choix des tâches
L'externalisation modulaire des tâches comptables vous offre une flexibilité maximale. Commencez par les domaines les plus chronophages ou les plus sujets aux erreurs, puis élargissez la collaboration en fonction de votre expérience. La plupart des fiduciaires suisses soutiennent cette approche progressive et adaptent leurs services à l'évolution de vos besoins.

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