Welche Buchhaltungsaufgaben kann oder sollte man auslagern?

Flexibles Outsourcing nach Ihren Bedürfnissen

Das Schöne am Buchhaltungs-Outsourcing: Sie können je nach Bedarf und Budget einzelne Bereiche oder die komplette Buchhaltung auslagern. Viele Schweizer Unternehmen starten mit spezifischen Teilbereichen und erweitern die Zusammenarbeit schrittweise.

Die wichtigsten Bereiche für Outsourcing

Finanzbuchhaltung - Das Herzstück

Die laufende Finanzbuchhaltung umfasst die Erfassung aller Geschäftsvorfälle: Belege verbuchen, Kontoauszüge abstimmen, Kreditoren und Debitoren verwalten. Dieser zeitaufwändige Bereich eignet sich besonders gut für die Auslagerung, da er täglich anfällt und Fachwissen erfordert.

Warum auslagern: Professionelle Buchhalter arbeiten schneller und fehlerfrei, kennen alle Kontenrahmen und sorgen für ordnungsgemässe Dokumentation.

MWST-Abrechnungen - Komplexität meistern

Die Mehrwertsteuer-Abrechnung ist für viele Unternehmer eine monatliche oder quartalsweise Herausforderung. Besonders bei der effektiven MWST-Methode mit Vorsteuerabzug entstehen schnell Fehler.

Warum auslagern: MWST-Experten kennen alle aktuellen Bestimmungen, Sätze und Sonderregelungen. Sie minimieren das Risiko von Nachzahlungen und Bußgeldern.

Debitoren- und Kreditorenmanagement

Das Forderungsmanagement (Debitoren) und die Lieferantenüberwachung (Kreditoren) erfordern kontinuierliche Betreuung. Mahnwesen, Zahlungsfristen und Liquiditätsplanung sind zeitintensive Aufgaben.

Warum auslagern: Professionelles Management verbessert Ihren Cashflow, reduziert Ausfälle und optimiert Lieferantenbeziehungen.

Lohnbuchhaltung und Sozialversicherungen

Sobald Sie Mitarbeitende beschäftigen, wird die Lohnbuchhaltung komplex. Sozialversicherungsabgaben, Quellensteuer, Unfall- und Krankentaggeldversicherungen – hier ist Präzision gefragt.

Warum auslagern: Lohnspezialisten kennen alle gesetzlichen Vorgaben, Fristen und Meldevorschriften. Sie übernehmen auch die Kommunikation mit Sozialversicherungen und Behörden.

Jahresabschluss und Steuererklärungen

Der Jahresabschluss und die Steuererklärungen (Unternehmens- und oft auch Privatsteuern) sind jährliche Pflichtübungen mit hohem Optimierungspotenzial.

Warum auslagern: Steuerberater erkennen Sparmöglichkeiten, die Laien oft übersehen. Sie sorgen für rechtskonforme Abschlüsse und optimale Steuerplanung.

Zusätzliche Bereiche für das Outsourcing

Budgetplanung und Controlling

Professionelle Budgetierung und regelmässiges Controlling helfen bei strategischen Entscheidungen und der Unternehmenssteuerung.

Mahnwesen und Inkasso

Ein systematisches Mahnverfahren verbessert die Zahlungsmoral und reduziert Verluste durch unbezahlte Rechnungen.

Versicherungsmanagement

Die Verwaltung von Geschäftsversicherungen und die jährliche Prüfung der Deckungen gehören oft zum erweiterten Service.

Digitalisierung und Archivierung

Die digitale Belegarchivierung nach Schweizer Vorgaben und die Einführung digitaler Prozesse erleichtern die tägliche Arbeit.

Schrittweiser Einstieg - Bewährte Strategie

Phase 1: Spezialbereiche

Viele Unternehmen beginnen mit einzelnen Problemfeldern wie der MWST-Abrechnung oder dem Jahresabschluss. Dies ermöglicht ersten Kontakt und Vertrauensaufbau.

Phase 2: Kernbereiche erweitern

Nach positiven Erfahrungen folgt oft die laufende Finanzbuchhaltung oder bei Personalaufbau die Lohnbuchhaltung.

Phase 3: Vollservice

Etablierte Partnerschaften münden häufig in Komplettlösungen mit zusätzlicher betriebswirtschaftlicher Beratung.

Was Sie intern behalten sollten

Strategische Kontrolle

Budgetfreigaben, strategische Finanzentscheidungen und die Überwachung der Liquidität bleiben Chefsache.

Tagesgeschäft

Angebote erstellen, Rechnungen schreiben und die operative Kundenbetreuung gehören zu Ihrem Kerngeschäft.

Unternehmensspezifisches Know-how

Branchenspezifische Besonderheiten und interne Prozesse kennen Sie am besten und sollten diese steuern.

Entscheidungshilfen für Ihr Outsourcing

Zeitaufwand bewerten

Dokumentieren Sie eine Woche lang, wie viel Zeit Sie für verschiedene Buchhaltungsbereiche aufwenden. Dies hilft bei der Priorisierung.

Fehlerhäufigkeit analysieren

Bereiche mit häufigen Korrekturen oder Unsicherheiten eignen sich besonders für professionelle Betreuung.

Wachstumspläne berücksichtigen

Zukünftige Entwicklungen wie Personalaufbau oder internationale Geschäfte sollten in die Outsourcing-Strategie einfliessen.

Kostenschwellen definieren

Ab welchem Zeitaufwand ist externes Know-how günstiger als die eigene Bearbeitung? Setzen Sie klare Grenzen.

Fazit zur Aufgabenauswahl

Das modulare Outsourcing von Buchhaltungsaufgaben ermöglicht Ihnen maximale Flexibilität. Beginnen Sie mit den zeitintensivsten oder fehleranfälligsten Bereichen und erweitern Sie die Zusammenarbeit nach Ihren Erfahrungen. Die meisten Schweizer Treuhänder unterstützen diesen schrittweisen Ansatz und passen ihre Dienstleistungen an Ihre wachsenden Bedürfnisse an.