Qui est responsable des erreurs : moi ou le fiduciaire ?

Principe fondamental : responsabilité partagée

La question de la responsabilité en cas d'externalisation de la comptabilité doit être examinée de manière différenciée et dépend fortement du type d'erreur et des accords contractuels. Le droit suisse prévoit une responsabilité partagée, dans laquelle tant l'entrepreneur que le fiduciaire peuvent être tenus responsables selon la situation.

Votre responsabilité en tant qu'entrepreneur

Obligation fondamentale de tenir une comptabilité

Vous restez légalement responsable de la tenue de la comptabilité. Même en cas d'externalisation, vous êtes en principe responsable de la tenue régulière de la comptabilité de votre entreprise vis-à-vis des autorités fiscales, des assurances sociales et des autres autorités.

Obligation d'information et de coopération

Vous êtes tenu de fournir des informations complètes et correctes. Si des pièces justificatives importantes font défaut ou si vous transmettez des informations erronées, les erreurs qui en résultent ne peuvent être imputées au fiduciaire.

Vos obligations concrètes :

• Transmission complète de toutes les pièces justificatives
• Indications correctes sur les opérations commerciales
• Information en temps utile sur les changements au sein de l'entreprise
• Contrôle et validation des documents importants avant leur remise

Obligation de surveillance et de contrôle

Vous devez surveiller le travail de votre fiduciaire. Vous devez identifier et signaler les erreurs manifestes dans les évaluations ou les décomptes.

Responsabilité du fiduciaire

Exécution professionnelle

Le fiduciaire est responsable de l'exécution professionnelle de ses services conformément aux normes et lois en vigueur. Cela comprend à la fois l'exactitude technique et le respect des délais.

Responsabilité en cas d'erreurs graves

En cas de négligence grave ou d'intention délibérée, le directeur général est responsable des dommages causés. Il peut alors, le cas échéant, se retourner contre son fiduciaire. Cela comprend par exemple :

• Calculs erronés de la TVA alors que la situation juridique est claire
• Retards dans les déclarations malgré une transmission des données dans les délais
• Violation de dispositions légales claires
• Non-respect des prestations convenues contractuellement

Obligation de conseil et d'information

Les fiduciaires professionnels doivent vous informer des changements pertinents et vous conseiller en cas de situations complexes. L'omission d'avertissements concernant des risques fiscaux peut engager leur responsabilité.

Scénarios concrets de responsabilité

Scénario 1 : déclaration TVA tardive

Si vous avez transmis tous les justificatifs dans les délais et que le fiduciaire soumet néanmoins le décompte TVA en retard, vous êtes redevable des intérêts moratoires et des amendes.

Si vous fournissez les justificatifs trop tard et que le délai ne peut donc pas être respecté, vous en assumez la responsabilité.

Vous pouvez faire valoir vos droits à l'encontre du fiduciaire.

Scénario 2 : écritures erronées

En cas d'opérations clairement classées dans une catégorie erronée malgré des pièces justificatives correctes, vous êtes responsable.

En cas de pièces justificatives imprécises ou manquantes entraînant des écritures erronées, la responsabilité vous incombe.

Vous pouvez faire valoir vos droits à l'encontre du fiduciaire.

Scénario 3 : paiements fiscaux supplémentaires

Si le fiduciaire ne respecte pas des dispositions fiscales claires, vous pouvez être tenu responsable des paiements supplémentaires.

Pour les décisions entrepreneuriales ayant des conséquences fiscales (p. ex. investissements, choix de la forme juridique), c'est vous, en tant qu'entrepreneur, qui assumez la responsabilité.

Vous pouvez faire valoir vos droits à l'encontre du fiduciaire.

Scénario 4 : problèmes liés à l'assurance sociale

Vous assumez la responsabilité des décomptes salariaux erronés ou des déclarations tardives lorsque les données de base sont correctes. Vous pouvez faire valoir vos droits à l'encontre du fiduciaire.

L'absence de déclaration de changement de personnel ou les informations salariales erronées relèvent de votre responsabilité.

Sécurité contractuelle

Délimitation claire des prestations

Définissez précisément qui est responsable de quelles tâches. Plus les accords sont détaillés, moins il y a de risques de litiges.

Points importants du contrat :

• Étendue des tâches transférées
• Délais de transmission et de traitement des données
• Voies de communication et procédure de consultation
• Contrôle et processus de validation

Limitations de responsabilité

De nombreux contrats fiduciaires contiennent des limitations de responsabilité. Celles-ci sont en principe admissibles, mais peuvent être invalidées en cas de négligence grave ou d'intention délibérée.

Vérifiez de manière critique :

• Les exclusions de responsabilité sont-elles appropriées ?
• Existe-t-il des montants minimaux de responsabilité ?
• Les intérêts moratoires et les amendes sont-ils couverts ?

Couverture d'assurance

Les fiduciaires sérieux disposent d'une assurance responsabilité civile professionnelle pour les dommages résultant de leur activité. Renseignez-vous sur le montant et l'étendue de la couverture.

Mesures préventives

Contrôles réguliers

Vérifiez les documents importants avant de les remettre :

• Déclarations de TVA avant transmission à l'AFC
• Décomptes de salaires avant paiement
• Comptes annuels avant publication
• Déclarations fiscales avant remise

Documentation

Consignez toutes les communications par écrit. Les e-mails, procès-verbaux et notes de dossier vous aideront en cas de questions ultérieures relatives à la responsabilité.

Communication précoce

Informez immédiatement votre fiduciaire de tout changement important dans votre entreprise. Ne cachez rien par fausse honte.

Formation

Des connaissances de base en comptabilité et en droit fiscal vous aideront à mieux comprendre et contrôler le travail de votre fiduciaire.

Litiges et application du droit

Solutions extrajudiciaires

En cas de désaccord, essayez d'abord de discuter directement avec votre interlocuteur. La communication permet de résoudre de nombreux problèmes.

La médiation

Les associations professionnelles telles que TREUHAND|SUISSE proposent des procédures de médiation pour les litiges entre fiduciaires et clients.

Recours judiciaires

En dernier recours, vous pouvez toujours saisir la justice. Rassemblez au préalable tous les documents et preuves pertinents.

Recommandations pratiques

Lors de la rédaction du contrat

• Demandez conseil à un juriste pour les clauses de responsabilité complexes.
• Convenez de rendez-vous réguliers pour faire le point.
• Définissez des procédures claires en cas de litige.

Au quotidien

• Mettez en place des routines fixes pour la transmission des données.
• Vérifiez les délais et les dates importantes.
• Organisez régulièrement des entretiens sur la qualité.

En cas de problèmes

• Documentez les erreurs et leurs conséquences.
• Signalez immédiatement les problèmes.
• En cas de dommages importants, demandez conseil à un juriste.

Conclusion sur la répartition des responsabilités

La responsabilité en matière d'externalisation de la comptabilité est complexe et dépend de la situation. Des contrats clairs, une bonne communication et des contrôles réguliers vous permettent de minimiser les risques en matière de responsabilité. Il est important de comprendre que l'externalisation ne vous dégage pas de votre responsabilité fondamentale envers votre entreprise, mais qu'elle établit, si elle est mise en œuvre de manière professionnelle par le fiduciaire, la responsabilité de ce dernier pour les erreurs commises dans son domaine de compétence.