Chi è responsabile degli errori: io o il fiduciario?

Principio fondamentale: responsabilità condivisa

La questione della responsabilità in caso di esternalizzazione della contabilità deve essere considerata in modo differenziato e dipende fortemente dal tipo di errore e dagli accordi contrattuali. Il diritto svizzero prevede una responsabilità condivisa, in base alla quale sia l'imprenditore che il fiduciario possono essere ritenuti responsabili a seconda della situazione.

La vostra responsabilità in qualità di imprenditori

Obbligo fondamentale di tenuta della contabilità

Voi rimanete il soggetto giuridicamente responsabile dell'obbligo di tenuta della contabilità. Anche in caso di esternalizzazione, siete responsabili nei confronti delle autorità fiscali, delle assicurazioni sociali e di altre autorità per la corretta tenuta della contabilità della vostra azienda.

Obbligo di informazione e collaborazione

È vostro dovere fornire informazioni complete e corrette. Se mancano documenti importanti o se fornite informazioni errate, gli errori che ne derivano non possono essere imputati al fiduciario.

I vostri obblighi concreti:

• Trasmissione completa di tutti i documenti commerciali
• Indicazioni corrette sulle operazioni commerciali
• Informazioni tempestive sui cambiamenti all'interno dell'azienda
• Controllo e approvazione dei documenti importanti prima della presentazione

Obbligo di supervisione e controllo

Siete tenuti a supervisionare il lavoro del vostro fiduciario. È necessario individuare e segnalare eventuali errori evidenti nelle valutazioni o nei rendiconti.

Responsabilità del fiduciario

Esecuzione a regola d'arte

Il fiduciario è responsabile dell'esecuzione a regola d'arte dei propri servizi in conformità con gli standard e le leggi vigenti. Ciò comprende sia la correttezza tecnica che il rispetto delle scadenze.

Responsabilità in caso di errori gravi

In caso di grave negligenza o dolo, l'amministratore delegato è responsabile dei danni causati. Questi può quindi, se del caso, rivalersi sul suo fiduciario. Ciò include, ad esempio:

• Calcoli IVA errati in presenza di una situazione giuridica chiara
• Versamenti tardivi nonostante la trasmissione tempestiva dei dati
• Violazione di disposizioni di legge chiare
• Inosservanza delle prestazioni concordate contrattualmente

Obbligo di consulenza e informazione

I fiduciari professionali sono tenuti a informarvi di eventuali modifiche rilevanti e a fornirvi consulenza in caso di questioni complesse. La mancata segnalazione di rischi fiscali può comportare responsabilità.

Scenari concreti di responsabilità

Scenario 1: ritardo nella dichiarazione IVA

Se avete trasmesso tutti i documenti in tempo e il fiduciario presenta comunque il conteggio IVA in ritardo, siete responsabili per gli interessi di mora e le multe.

Se consegnate i documenti in ritardo e quindi non è possibile rispettare il termine, la responsabilità è vostra.

Potete far valere un diritto nei confronti del fiduciario.

Scenario 2: registrazioni errate

In caso di operazioni commerciali chiaramente classificate in modo errato nonostante la corretta documentazione, la responsabilità è vostra.

In caso di documenti poco chiari o mancanti che comportano registrazioni errate, la responsabilità è vostra.

Potete far valere un diritto nei confronti del fiduciario.

Scenario 3: Pagamenti supplementari

Se il fiduciario non rispetta chiare disposizioni fiscali, potete essere ritenuti responsabili per i pagamenti supplementari.

In caso di decisioni aziendali con conseguenze fiscali (ad es. investimenti, scelta della forma giuridica), la responsabilità ricade su di voi in qualità di imprenditori.

Potete far valere un diritto nei confronti del fiduciario.

Scenario 4: problemi relativi alla previdenza sociale

In caso di buste paga errate o registrazioni tardive con dati di base corretti, la responsabilità ricade su di voi. Potete far valere un diritto nei confronti del fiduciario.

La mancata comunicazione di cambiamenti del personale o l'indicazione di dati salariali errati rimangono a vostro carico.

Garanzia contrattuale

Chiara delimitazione delle prestazioni

Definite con precisione chi è responsabile di quali compiti. Più dettagliati sono gli accordi, minore è il potenziale di controversia.

Punti contrattuali importanti:

• Ambito dei compiti trasferiti
• Termini per la trasmissione e l'elaborazione dei dati
• Canali di comunicazione e procedure di consultazione
• Controllo e processi di approvazione

Limitazioni di responsabilità

Molti contratti fiduciari contengono limitazioni di responsabilità. Queste sono generalmente ammesse, ma possono diventare inefficaci in caso di grave negligenza o dolo.

Verificate criticamente:

• Le esclusioni di responsabilità sono adeguate?
• Sono previsti importi minimi di responsabilità?
• Sono coperti gli interessi di mora e le multe?

Copertura assicurativa

I fiduciari seri dispongono di un'assicurazione di responsabilità civile professionale per i danni derivanti dalla loro attività. Informatevi sull'importo e l'estensione della copertura.

Misure preventive

Controlli regolari

Verificate i documenti importanti prima di inviarli:

• dichiarazioni IVA prima della trasmissione all'AFC
• buste paga prima del pagamento
• bilancio annuale prima della pubblicazione
• dichiarazioni fiscali prima della presentazione.

Documentazione

Conservate tutte le comunicazioni per iscritto. E-mail, verbali e appunti aiutano in caso di successive questioni di responsabilità.

Comunicazione tempestiva

Informate immediatamente il vostro fiduciario di tutte le modifiche rilevanti nella vostra azienda. Non nascondete nulla per falsa vergogna.

Formazione

Conoscenze di base in materia di contabilità e diritto fiscale vi aiutano a comprendere e controllare meglio il lavoro del vostro fiduciario.

Controversie e applicazione del diritto

Soluzioni extragiudiziali

In caso di controversie, cercate innanzitutto il dialogo diretto. Molti problemi possono essere risolti attraverso la comunicazione.

Mediazione

Le associazioni di categoria come TREUHAND|SUISSE offrono procedure di mediazione per le controversie tra fiduciari e clienti.

Azioni legali

Come ultima risorsa rimane la via legale. Raccogliete preventivamente tutti i documenti e le prove rilevanti.

Consigli pratici

Nella stesura del contratto

• Chiedete una consulenza legale in caso di clausole di responsabilità complesse
• Concordate scadenze regolari per la revisione
• Definite chiare procedure di escalation

Durante l'attività

• Stabilite routine fisse per la trasmissione dei dati
• Controllate scadenze e termini importanti
• Conducete regolarmente colloqui sulla qualità

In caso di problemi

• Documentate gli errori e le loro conseguenze
• Affrontate immediatamente i problemi
• In caso di danni ingenti, chiedete una consulenza legale

Conclusioni sulla ripartizione della responsabilità

La responsabilità in caso di esternalizzazione della contabilità è complessa e dipende dalla situazione. Grazie a contratti chiari, una buona comunicazione e controlli regolari è possibile ridurre al minimo i rischi di responsabilità. È importante comprendere che l'outsourcing non esonera dall'responsabilità fondamentale per la propria azienda, ma, se eseguito in modo professionale dal fiduciario, stabilisce la sua responsabilità per gli errori commessi nell'ambito delle sue competenze.