10 dépenses professionnelles que les travailleurs indépendants oublient souvent

Les travailleurs indépendants en Suisse peuvent déduire différentes dépenses professionnelles de leurs impôts. Dans l'agitation du quotidien professionnel, les petites dépenses tombent toutefois vite dans l'oubli. Or, même des coûts en apparence insignifiants peuvent s'accumuler au fil de l'année et réduire le bénéfice imposable.
Home office, abonnements logiciels ou déplacements professionnels : de nombreux indépendants n'exploitent pas toutes les possibilités de déduction fiscale. Nous vous présentons dix dépenses professionnelles souvent négligées et vous expliquons les points à surveiller dans votre comptabilité.

Quelles dépenses professionnelles sont fiscalement déductibles en Suisse ?

En principe, les indépendants en Suisse peuvent déduire du produit d'exploitation tous les frais justifiés par l'usage commercial ou professionnel. L'élément déterminant est que les dépenses soient liées à l'activité lucrative indépendante et puissent être documentées en conséquence. Selon l'article 27 de la Loi fédérale sur l'impôt fédéral direct (LIFD), de telles dépenses peuvent être prises en compte dans la détermination du revenu imposable. Il est toutefois essentiel de distinguer les dépenses professionnelles des dépenses privées. Les frais qui relèvent exclusivement du train de vie privé ne sont pas déductibles en tant que charges d'exploitation. Lorsque certains objets ou services sont utilisés à la fois à titre privé et professionnel, la part privée doit en principe être séparée. Vous trouverez un aperçu détaillé dans notre article Coûts déductibles dans l'activité indépendante.

1. Home office et frais de locaux au prorata

De nombreux indépendants travaillent depuis leur domicile. On oublie alors souvent que, sous certaines conditions, une partie des frais de locaux peut également être prise en compte comme dépense professionnelle.

En font par exemple partie :

• La part du loyer pour une pièce utilisée à des fins professionnelles
• Les charges occasionnées par l'activité professionnelle
• Les frais d'aménagement et d'équipement du poste de travail

Important : la déduction pour home office n'est pas automatique. L'admission et l'étendue des frais de locaux dépendent notamment de l'utilisation professionnelle effective et des circonstances du cas d'espèce. Travailler occasionnellement à la table de la cuisine ne suffit en général pas.

2. Frais de téléphone et d'Internet

Le téléphone et Internet sont indispensables pour de nombreux indépendants. Ces dépenses ne sont pourtant pas toujours intégralement saisies dans la comptabilité. Toute personne qui utilise aussi à titre professionnel sa connexion Internet privée ou son smartphone peut en principe faire valoir la part professionnelle démontrable des coûts.
Exemple : si une graphiste indépendante utilise son abonnement de téléphonie mobile à 60 pour cent à des fins professionnelles, elle peut faire valoir cette part comme charge d'exploitation moyennant une justification appropriée.

Conseil : documentez une répartition compréhensible entre usage professionnel et usage privé.

3. Abonnements logiciels et outils numériques

Les services numériques génèrent souvent des coûts récurrents. Les petits montants mensuels, en particulier, tombent vite dans l'oubli lors de la saisie des dépenses professionnelles.

Parmi les dépenses potentiellement déductibles figurent :

• Les logiciels de comptabilité et de facturation
• Les services de stockage cloud et d'hébergement
• Les outils de gestion de projet
• Les logiciels de design et de retouche d'images
• Les applications d'IA utilisées à des fins professionnelles
• Les outils de visioconférence et de communication

Conseil : contrôlez régulièrement vos relevés de carte de crédit et vos abonnements numériques. Beaucoup de ces coûts sont débités automatiquement et passent donc facilement inaperçus.

4. Déplacements professionnels avec le véhicule privé

Tous les indépendants ne disposent pas d'un véhicule d'entreprise. Toute personne qui utilise sa voiture privée pour des rendez-vous clients, des livraisons ou d'autres trajets professionnels peut toutefois en principe faire valoir les frais de véhicule correspondants comme charges d'exploitation.

Une documentation rigoureuse des trajets est particulièrement importante.

Un carnet de bord devrait par exemple contenir les indications suivantes :

• Date du trajet
• Point de départ et destination
• Motif professionnel
• Kilomètres parcourus

Selon la situation, les coûts professionnels effectifs ou une indemnité kilométrique admise fiscalement peuvent être pris en compte.

Important : les trajets sans lien professionnel ne doivent pas être comptabilisés comme charges d'exploitation.

5. Formation continue et littérature spécialisée

Travailler en indépendant implique d'actualiser régulièrement ses connaissances professionnelles. Les formations continues, justement, ne sont pas toujours identifiées comme des dépenses professionnelles possibles.

Parmi les dépenses justifiées par l'usage commercial peuvent par exemple figurer :

• Les séminaires et ateliers propres à la profession
• Les congrès spécialisés
• Les livres et revues spécialisés
• Les cours en ligne de perfectionnement professionnel
• Les formations sectorielles

L'élément déterminant est le lien avec l'activité lucrative indépendante.

Un consultant informatique indépendant peut par exemple en principe comptabiliser comme charge les coûts d'une formation continue en cybersécurité justifiée par son activité.

Pour les formations sans lien suffisamment étroit avec l'activité, le traitement fiscal doit être examiné séparément.

6. Frais bancaires et prestataires de paiement

En matière de comptabilité, de nombreux indépendants pensent d'abord aux grosses factures. Les petits frais bancaires, en revanche, sont souvent négligés.

Parmi les dépenses professionnelles potentiellement déductibles figurent :

• Les frais de comptes commerciaux
• Les coûts des virements bancaires professionnels
• Les frais des prestataires de services de paiement
• Les frais de carte de crédit d'origine professionnelle
• Les intérêts sur les prêts commerciaux

Les entreprises qui traitent de nombreux paiements via des prestataires de paiement numériques, en particulier, devraient vérifier régulièrement ces frais.

Conseil : ne saisissez pas seulement le montant net d'un paiement client, mais comptabilisez aussi correctement les frais de transaction facturés séparément.

7. Frais de marketing et de publicité

La publicité est un élément important de l'acquisition de clients pour de nombreux indépendants. Pourtant, les petites dépenses marketing, en particulier, ne sont pas toujours comptabilisées de manière systématique.

Peuvent en faire partie :

• La publicité sur Google et les réseaux sociaux
• La création et l'entretien du site web de l'entreprise
• Les cartes de visite et les flyers
• Les frais de domaine et d'hébergement
• Les coûts du matériel publicitaire
• Les photos d'entreprise professionnelles

Tant que ces coûts sont justifiés par l'usage commercial, ils peuvent en principe être pris en compte comme charges d'exploitation.

Conseil : même les petites dépenses publicitaires devraient être documentées systématiquement. Sur un exercice complet, elles peuvent représenter un montant non négligeable.

8. Repas d'affaires et restauration professionnelle

Un déjeuner avec un client potentiel ou un repas d'affaires avec un partenaire de projet peut remplir un objectif professionnel.

De telles dépenses sont fiscalement déductibles sous certaines conditions.

Sont notamment importants :

• Un motif professionnel clairement compréhensible
• Un cadre de coûts approprié
• La documentation des personnes présentes
• Un justificatif correspondant

Les sorties au restaurant privées ou les frais de repas personnels ordinaires ne doivent en revanche pas être simplement comptabilisés comme dépenses professionnelles.

Conseil : notez directement sur le justificatif ou dans votre logiciel de comptabilité avec qui le repas d'affaires a eu lieu et quel objectif professionnel il servait.

9. Assurances liées à l'activité indépendante

Les assurances sont un élément important de la sécurité financière d'une entreprise. Pourtant, tous les indépendants ne saisissent pas intégralement les primes correspondantes comme charges d'exploitation.

Parmi les coûts d'assurance justifiés par l'usage commercial peuvent par exemple figurer :

• L'assurance responsabilité civile d'entreprise
• L'assurance responsabilité civile professionnelle
• L'assurance de protection juridique professionnelle
• Les assurances de choses pour l'inventaire commercial
• La cyberassurance pour l'entreprise

L'élément déterminant est que l'assurance couvre effectivement un risque d'exploitation.

Les assurances privées ainsi que les cotisations de prévoyance personnelles sont en revanche soumises à d'autres règles fiscales et ne peuvent pas être comptabilisées forfaitairement comme charges d'exploitation ordinaires.

10. Petites acquisitions et fournitures de bureau

Un nouvel écran, une souris d'ordinateur ou une chaise de bureau supplémentaire : les petites acquisitions sont souvent payées directement au quotidien, puis oubliées dans la comptabilité.

Parmi les dépenses professionnelles possibles figurent :

• Les fournitures de bureau et le papier d'impression
• Les accessoires informatiques
• Les appareils de travail utilisés à des fins professionnelles
• Les petits aménagements de bureau
• Les réparations et l'entretien de l'équipement professionnel

Il convient toutefois de noter que chaque acquisition ne peut pas être immédiatement déduite en totalité comme charge.

Pour les investissements plus importants ou utilisés à long terme, une activation au bilan suivie d'un amortissement peut être nécessaire. Vous en apprendrez davantage dans notre article Traitement fiscal des investissements dans le cadre d'une activité indépendante.

Comment les indépendants peuvent-ils saisir leurs dépenses professionnelles de manière optimale ?

Pour que les dépenses professionnelles fiscalement déductibles ne tombent pas dans l'oubli, une comptabilité structurée est décisive.

Les mesures suivantes sont particulièrement utiles :

1. Séparer les dépenses privées et professionnelles : un compte commercial séparé facilite la vue d'ensemble.
2. Conserver systématiquement les justificatifs : les justificatifs numériques devraient être archivés de manière complète, lisible et compréhensible.
3. Saisir régulièrement les dépenses : tenir sa comptabilité à jour en continu réduit le risque d'oublier des coûts.
4. Documenter l'usage mixte : pour le téléphone, Internet ou les véhicules, la part professionnelle devrait être indiquée de manière plausible.
5. Préparer soigneusement les comptes annuels : vérifiez que l'ensemble des coûts professionnels et des régularisations par période ont été pris en compte.

Une comptabilité soignée facilite non seulement la déclaration d'impôts, mais offre aussi une meilleure vue d'ensemble de la situation financière de l'entreprise.

Conclusion : même les petites dépenses professionnelles peuvent être fiscalement pertinentes

Les indépendants en Suisse disposent de nombreuses possibilités de faire valoir fiscalement leurs dépenses justifiées par l'usage commercial. Ce sont souvent précisément les petits coûts récurrents qui passent inaperçus dans le quotidien professionnel.

Toute personne qui documente intégralement et comptabilise correctement ses dépenses professionnelles peut réduire son bénéfice imposable tout en améliorant la qualité de sa comptabilité.

L'essentiel n'est pas de déduire le plus de dépenses possible, mais de prendre correctement en compte l'ensemble des coûts effectivement justifiés par l'activité professionnelle.

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Questions fréquentes (FAQ)

Quelles dépenses professionnelles puis-je déduire en tant qu'indépendant en Suisse ?

En principe, vous pouvez déduire les frais justifiés par l'usage commercial ou professionnel. En font par exemple partie les fournitures de bureau, les abonnements logiciels, les frais de véhicule professionnels, les dépenses marketing et certains frais de formation continue. Les dépenses doivent être documentées de manière compréhensible.

Puis-je déduire mon home office de mes impôts ?

Sous certaines conditions, une partie des frais de locaux peut être prise en compte. Les éléments déterminants sont notamment l'utilisation professionnelle de la pièce et les prescriptions fiscales applicables au cas d'espèce.

Les repas d'affaires sont-ils déductibles fiscalement ?

Les frais de représentation justifiés par l'usage commercial et d'un montant approprié peuvent en principe être déductibles. L'objectif professionnel devrait être documenté. Les sorties au restaurant privées ne sont pas déductibles comme charges d'exploitation.

Puis-je déduire mon téléphone portable privé à titre professionnel ?

Oui, dans la mesure où le téléphone est utilisé de manière démontrable à des fins professionnelles, la part de coûts correspondante peut en principe être prise en compte. Un usage privé parallèle doit être séparé de manière appropriée.

Dois-je disposer d'un justificatif pour chaque dépense professionnelle ?

Les dépenses professionnelles doivent pouvoir être justifiées de manière compréhensible. Les factures, quittances et autres pièces comptables appropriées sont donc importantes. Les obligations légales de conservation et de documentation doivent être respectées.