10 Geschäftsausgaben, die Selbstständige häufig vergessen

Selbstständige in der Schweiz können verschiedene Geschäftsausgaben von den Steuern abziehen. Gerade im hektischen Geschäftsalltag geraten jedoch kleinere Ausgaben schnell in Vergessenheit. Dabei können sich auch scheinbar unbedeutende Kosten im Laufe des Jahres summieren und den steuerbaren Gewinn reduzieren.
Ob Homeoffice, Software-Abonnements oder geschäftliche Fahrten: Viele Selbstständige nutzen nicht alle steuerlichen Abzugsmöglichkeiten. Wir zeigen Ihnen zehn Geschäftsausgaben, die häufig übersehen werden, und erklären, worauf Sie bei der Buchhaltung achten sollten.

Welche Geschäftsausgaben sind in der Schweiz steuerlich abziehbar?

Grundsätzlich dürfen Selbstständige in der Schweiz alle geschäfts- oder berufsmässig begründeten Kosten vom Betriebsertrag abziehen. Entscheidend ist, dass die Ausgaben mit der selbstständigen Erwerbstätigkeit zusammenhängen und entsprechend dokumentiert werden können. Gemäss Artikel 27 des Bundesgesetzes über die direkte Bundessteuer (DBG) können solche Aufwendungen bei der Ermittlung des steuerbaren Einkommens berücksichtigt werden. Wichtig ist jedoch die Unterscheidung zwischen geschäftlichen und privaten Ausgaben. Kosten, die ausschliesslich der privaten Lebenshaltung dienen, sind nicht als Geschäftsaufwand abzugsfähig. Werden bestimmte Gegenstände oder Dienstleistungen sowohl privat als auch geschäftlich genutzt, muss der private Anteil grundsätzlich ausgeschieden werden. Eine ausführliche Übersicht bietet unser Beitrag Abziehbare Kosten bei der selbständigen Erwerbstätigkeit.

1. Homeoffice und anteilige Raumkosten

Viele Selbstständige arbeiten von zu Hause aus. Dabei wird häufig vergessen, dass unter bestimmten Voraussetzungen auch anteilige Raumkosten als Geschäftsausgaben berücksichtigt werden können.

Dazu zählen beispielsweise:

• Anteilige Mietkosten für einen geschäftlich genutzten Raum
• Geschäftlich verursachte Nebenkosten
• Kosten für die Einrichtung und Ausstattung des Arbeitsplatzes

Wichtig: Ein Homeoffice-Abzug ist nicht automatisch möglich. Ob und in welchem Umfang Raumkosten anerkannt werden, hängt insbesondere von der tatsächlichen geschäftlichen Nutzung und den Umständen des Einzelfalls ab. Eine gelegentliche Tätigkeit am Küchentisch genügt in der Regel nicht.

2. Telefon- und Internetkosten

Telefon und Internet sind für viele Selbstständige unverzichtbar. Trotzdem werden diese Ausgaben bei der Buchhaltung nicht immer vollständig erfasst. Wer seinen privaten Internetanschluss oder sein Smartphone auch geschäftlich nutzt, kann den nachweisbaren geschäftlichen Kostenanteil grundsätzlich berücksichtigen.
Beispiel: Wenn eine selbstständige Grafikdesignerin ihren Mobilfunkvertrag zu 60 Prozent geschäftlich nutzt, kann sie diesen Anteil bei entsprechender Begründung als Geschäftsaufwand geltend machen.

Tipp: Dokumentieren Sie eine nachvollziehbare Aufteilung zwischen geschäftlicher und privater Nutzung.

3. Software-Abonnements und digitale Tools

Digitale Dienstleistungen verursachen oft regelmässige Kosten. Gerade kleinere monatliche Beträge geraten bei der Erfassung der Geschäftsausgaben schnell in Vergessenheit.

Zu den möglichen abzugsfähigen Ausgaben gehören:

• Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme
• Cloud-Speicher und Hosting-Dienste
• Projektmanagement-Tools
• Design- und Bildbearbeitungssoftware
• Geschäftlich genutzte KI-Anwendungen
• Videokonferenz- und Kommunikationstools

Tipp: Kontrollieren Sie regelmässig Ihre Kreditkartenabrechnungen und digitalen Abonnements. Viele dieser Kosten werden automatisch belastet und deshalb leicht übersehen.

4. Geschäftsfahrten mit dem Privatfahrzeug

Nicht alle Selbstständigen verfügen über ein eigenes Geschäftsfahrzeug. Wer sein Privatauto jedoch für Kundentermine, Lieferungen oder andere geschäftliche Fahrten nutzt, kann die entsprechenden Fahrzeugkosten grundsätzlich als Betriebsausgaben geltend machen.

Besonders wichtig ist eine saubere Dokumentation der Fahrten.

Ein Fahrtenbuch sollte beispielsweise folgende Angaben enthalten:

• Datum der Fahrt
• Ausgangspunkt und Ziel
• Geschäftlicher Zweck
• Gefahrene Kilometer

Je nach Situation können die tatsächlichen geschäftlichen Kosten oder eine steuerlich akzeptierte Kilometerentschädigung berücksichtigt werden.

Wichtig: Fahrten ohne geschäftlichen Zusammenhang dürfen nicht als Geschäftsaufwand abgerechnet werden.

5. Weiterbildung und Fachliteratur

Wer selbstständig arbeitet, muss sein Fachwissen regelmässig aktualisieren. Gerade Weiterbildungen werden jedoch nicht immer als mögliche Geschäftsausgaben erkannt.

Zu den geschäftlich begründeten Aufwendungen können beispielsweise gehören:

• Berufsspezifische Seminare und Workshops
• Fachkongresse
• Fachbücher und Fachzeitschriften
• Onlinekurse zur beruflichen Weiterbildung
• Branchenbezogene Schulungen

Entscheidend ist der Bezug zur selbstständigen Erwerbstätigkeit.

Beispielsweise kann ein selbstständiger IT-Berater die Kosten einer geschäftlich begründeten Weiterbildung im Bereich Cybersicherheit grundsätzlich als Aufwand berücksichtigen.

Bei Ausbildungen ohne ausreichend engen Geschäftsbezug ist die steuerliche Behandlung gesondert zu prüfen.

6. Bankgebühren und Zahlungsdienstleister

Bei der Buchhaltung denken viele Selbstständige zuerst an grössere Rechnungen. Kleinere Bankgebühren werden dagegen häufig übersehen.

Zu den möglichen abzugsfähigen Geschäftsausgaben zählen:

• Gebühren für Geschäftskonten
• Kosten für geschäftliche Banküberweisungen
• Gebühren von Zahlungsdienstleistern
• Geschäftlich verursachte Kreditkartengebühren
• Zinsen auf geschäftliche Darlehen

Gerade Unternehmen, die viele Zahlungen über digitale Zahlungsanbieter abwickeln, sollten diese Gebühren regelmässig überprüfen.

Tipp: Erfassen Sie nicht nur den Nettobetrag einer Kundenzahlung, sondern auch die separat verrechneten Transaktionsgebühren korrekt in Ihrer Buchhaltung.

7. Marketing- und Werbekosten

Werbung ist für viele Selbstständige ein wichtiger Bestandteil der Kundengewinnung. Dennoch werden insbesondere kleinere Marketingausgaben nicht immer konsequent verbucht.

Dazu können gehören:

• Werbung auf Google und Social Media
• Erstellung und Pflege der Unternehmenswebsite
• Visitenkarten und Flyer
• Domain- und Hostingkosten
• Kosten für Werbematerial
• Professionelle Geschäftsfotos

Solange diese Kosten geschäftsmässig begründet sind, können sie grundsätzlich als Geschäftsaufwand berücksichtigt werden.

Tipp: Auch kleinere Werbeausgaben sollten konsequent dokumentiert werden. Über ein ganzes Geschäftsjahr können sich diese zu einem relevanten Betrag summieren.

8. Kundenessen und geschäftliche Verpflegung

Ein Mittagessen mit einem potenziellen Kunden oder ein Geschäftsessen mit einem Projektpartner kann einen geschäftlichen Zweck erfüllen.

Solche Ausgaben sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich abzugsfähig.

Wichtig sind insbesondere:

• Ein klar nachvollziehbarer geschäftlicher Anlass
• Ein angemessener Kostenrahmen
• Die Dokumentation der teilnehmenden Personen
• Ein entsprechender Beleg

Private Restaurantbesuche oder gewöhnliche persönliche Verpflegungskosten dürfen dagegen nicht einfach als Geschäftsausgaben verbucht werden.

Tipp: Notieren Sie direkt auf dem Beleg oder in Ihrer Buchhaltungssoftware, mit wem das Geschäftsessen stattgefunden hat und welchem geschäftlichen Zweck es diente.

9. Versicherungen für die selbstständige Tätigkeit

Versicherungen sind ein wichtiger Bestandteil der finanziellen Absicherung eines Unternehmens. Doch nicht alle Selbstständigen erfassen die entsprechenden Prämien vollständig als Geschäftsaufwand.

Zu den geschäftlich begründeten Versicherungskosten können beispielsweise gehören:

• Betriebshaftpflichtversicherung
• Berufshaftpflichtversicherung
• Geschäftliche Rechtsschutzversicherung
• Sachversicherungen für Geschäftsinventar
• Cyberversicherung für das Unternehmen

Entscheidend ist, dass die Versicherung tatsächlich ein betriebliches Risiko abdeckt.

Private Versicherungen sowie persönliche Vorsorgebeiträge unterliegen dagegen anderen steuerlichen Regeln und können nicht pauschal als gewöhnlicher Geschäftsaufwand verbucht werden.

10. Kleinere Anschaffungen und Büromaterial

Ein neuer Bildschirm, eine Computermaus oder ein zusätzlicher Bürostuhl: Kleinere Anschaffungen werden im Alltag oft direkt bezahlt und anschliessend bei der Buchhaltung vergessen.

Zu den möglichen Geschäftsausgaben gehören:

• Büromaterial und Druckerpapier
• Computerzubehör
• Geschäftlich genutzte Arbeitsgeräte
• Kleinere Büroeinrichtungen
• Reparaturen und Unterhalt von Geschäftsausstattung

Allerdings ist zu beachten, dass nicht jede Anschaffung sofort vollständig als Aufwand abgezogen werden darf.

Bei grösseren oder längerfristig genutzten Investitionen kann eine Aktivierung mit anschliessender Abschreibung erforderlich sein. Mehr dazu erfahren Sie im Beitrag Steuerliche Behandlung von Investitionen.

Wie können Selbstständige ihre Geschäftsausgaben optimal erfassen?

Damit steuerlich abzugsfähige Geschäftsausgaben nicht vergessen gehen, ist eine strukturierte Buchhaltung entscheidend.

Besonders hilfreich sind folgende Massnahmen:

1. Private und geschäftliche Ausgaben trennen: Ein separates Geschäftskonto erleichtert die Übersicht.
2. Belege konsequent aufbewahren: Digitale Belege sollten vollständig, lesbar und nachvollziehbar archiviert werden.
3. Ausgaben regelmässig erfassen: Wer seine Buchhaltung laufend aktualisiert, reduziert das Risiko vergessener Kosten.
4. Gemischte Nutzung dokumentieren: Bei Telefon, Internet oder Fahrzeugen sollte der geschäftliche Anteil plausibel ausgewiesen werden.
5. Den Jahresabschluss sorgfältig vorbereiten: Prüfen Sie, ob sämtliche geschäftlichen Kosten und periodengerechten Abgrenzungen berücksichtigt wurden.

Eine sorgfältige Buchhaltung erleichtert nicht nur die Steuererklärung, sondern bietet auch einen besseren Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens.

Fazit: Auch kleine Geschäftsausgaben können steuerlich relevant sein

Selbstständige in der Schweiz haben zahlreiche Möglichkeiten, geschäftlich begründete Ausgaben steuerlich geltend zu machen. Oft sind es gerade die kleinen, regelmässig anfallenden Kosten, die im Geschäftsalltag übersehen werden.

Wer seine Geschäftsausgaben vollständig dokumentiert und korrekt verbucht, kann den steuerbaren Gewinn reduzieren und gleichzeitig die Qualität seiner Buchhaltung verbessern.

Entscheidend ist dabei nicht, möglichst viele Ausgaben abzuziehen, sondern sämtliche tatsächlich geschäftlich begründeten Kosten korrekt zu berücksichtigen.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche Geschäftsausgaben darf ich als Selbstständiger in der Schweiz abziehen?

Grundsätzlich können Sie geschäfts- oder berufsmässig begründete Kosten abziehen. Dazu gehören beispielsweise Büromaterial, Software-Abonnements, geschäftliche Fahrzeugkosten, Marketingausgaben und bestimmte Weiterbildungskosten. Die Ausgaben müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.

Kann ich mein Homeoffice von den Steuern abziehen?

Unter bestimmten Voraussetzungen können anteilige Raumkosten berücksichtigt werden. Entscheidend sind insbesondere die geschäftliche Nutzung des Raumes und die steuerlichen Vorgaben im Einzelfall.

Sind Geschäftsessen steuerlich absetzbar?

Geschäftlich begründete und angemessene Bewirtungskosten können grundsätzlich abzugsfähig sein. Der geschäftliche Zweck sollte dokumentiert werden. Private Restaurantbesuche sind nicht als Geschäftsaufwand abzugsfähig.

Kann ich mein privates Handy geschäftlich absetzen?

Ja, soweit das Handy nachweisbar geschäftlich genutzt wird, kann der entsprechende Kostenanteil grundsätzlich berücksichtigt werden. Eine private Mitbenutzung muss angemessen ausgeschieden werden.

Muss ich für jede Geschäftsausgabe einen Beleg haben?

Geschäftsausgaben müssen nachvollziehbar nachgewiesen werden können. Rechnungen, Quittungen und andere geeignete Buchungsbelege sind deshalb wichtig. Die gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten müssen eingehalten werden.