10 spese aziendali che gli indipendenti dimenticano spesso

Gli indipendenti in Svizzera possono dedurre dalle imposte diverse spese aziendali. Proprio nella frenesia del quotidiano lavorativo, però, le spese più piccole finiscono rapidamente nel dimenticatoio. Eppure anche costi apparentemente insignificanti possono sommarsi nel corso dell'anno e ridurre l'utile imponibile.
Che si tratti di home office, abbonamenti software o trasferte di lavoro: molti indipendenti non sfruttano tutte le possibilità di deduzione fiscale. Vi presentiamo dieci spese aziendali che vengono spesso trascurate e vi spieghiamo a cosa prestare attenzione nella contabilità.

Quali spese aziendali sono fiscalmente deducibili in Svizzera?

In linea di principio, gli indipendenti in Svizzera possono dedurre dai ricavi aziendali tutti i costi giustificati dall'uso commerciale o professionale. È determinante che le spese siano connesse all'attività lucrativa indipendente e possano essere adeguatamente documentate. Secondo l'articolo 27 della Legge federale sull'imposta federale diretta (LIFD), tali spese possono essere considerate nella determinazione del reddito imponibile. È tuttavia importante distinguere tra spese aziendali e spese private. I costi che servono esclusivamente al tenore di vita privato non sono deducibili come costi aziendali. Se determinati oggetti o servizi vengono utilizzati sia a titolo privato sia professionale, la quota privata deve in linea di principio essere scorporata. Una panoramica dettagliata è disponibile nel nostro articolo Costi deducibili nell'attività lavorativa autonoma.

1. Home office e costi dei locali pro rata

Molti indipendenti lavorano da casa. Spesso si dimentica che, a determinate condizioni, anche una quota dei costi dei locali può essere considerata come spesa aziendale.

Ne fanno parte, ad esempio:

• La quota di affitto per un locale utilizzato a fini professionali
• Le spese accessorie causate dall'attività professionale
• I costi per l'arredamento e l'attrezzatura della postazione di lavoro

Importante: la deduzione per l'home office non è automatica. Se e in quale misura i costi dei locali vengono riconosciuti dipende in particolare dall'effettivo utilizzo professionale e dalle circostanze del singolo caso. Un'attività occasionale al tavolo della cucina di regola non è sufficiente.

2. Costi di telefono e Internet

Telefono e Internet sono indispensabili per molti indipendenti. Ciononostante, queste spese non vengono sempre registrate integralmente nella contabilità. Chi utilizza anche a fini professionali la propria connessione Internet privata o il proprio smartphone può in linea di principio far valere la quota di costi professionale dimostrabile.
Esempio: se una graphic designer indipendente utilizza il proprio abbonamento di telefonia mobile al 60 percento per scopi professionali, può far valere questa quota come costo aziendale con un'adeguata motivazione.

Consiglio: documentate una ripartizione comprensibile tra uso professionale e uso privato.

3. Abbonamenti software e strumenti digitali

I servizi digitali generano spesso costi ricorrenti. Soprattutto i piccoli importi mensili finiscono rapidamente nel dimenticatoio al momento della registrazione delle spese aziendali.

Tra le possibili spese deducibili rientrano:

• Programmi di contabilità e fatturazione
• Servizi di archiviazione cloud e hosting
• Strumenti di gestione dei progetti
• Software di design e di elaborazione delle immagini
• Applicazioni di IA utilizzate a fini professionali
• Strumenti di videoconferenza e comunicazione

Consiglio: controllate regolarmente gli estratti della carta di credito e gli abbonamenti digitali. Molti di questi costi vengono addebitati automaticamente e passano quindi facilmente inosservati.

4. Trasferte di lavoro con il veicolo privato

Non tutti gli indipendenti dispongono di un veicolo aziendale. Chi utilizza però la propria auto privata per appuntamenti con i clienti, consegne o altri viaggi di lavoro può in linea di principio far valere i relativi costi del veicolo come costi aziendali.

Particolarmente importante è una documentazione accurata dei viaggi.

Un libro di bordo dovrebbe ad esempio contenere le seguenti indicazioni:

• Data del viaggio
• Punto di partenza e destinazione
• Scopo professionale
• Chilometri percorsi

A seconda della situazione, possono essere considerati i costi professionali effettivi oppure un'indennità chilometrica fiscalmente accettata.

Importante: i viaggi senza nesso professionale non possono essere conteggiati come costi aziendali.

5. Formazione continua e letteratura specialistica

Chi lavora in proprio deve aggiornare regolarmente le proprie conoscenze specialistiche. Proprio le formazioni continue, però, non vengono sempre riconosciute come possibili spese aziendali.

Tra le spese giustificate dall'uso commerciale possono rientrare, ad esempio:

• Seminari e workshop specifici della professione
• Congressi specialistici
• Libri e riviste specializzati
• Corsi online di perfezionamento professionale
• Formazioni settoriali

Determinante è il legame con l'attività lucrativa indipendente.

Ad esempio, un consulente informatico indipendente può in linea di principio considerare come costo le spese di una formazione continua in cibersicurezza giustificata dall'attività.

Per le formazioni senza un legame sufficientemente stretto con l'attività, il trattamento fiscale deve essere esaminato separatamente.

6. Commissioni bancarie e fornitori di servizi di pagamento

Nella contabilità molti indipendenti pensano innanzitutto alle fatture più grandi. Le piccole commissioni bancarie, invece, vengono spesso trascurate.

Tra le possibili spese aziendali deducibili rientrano:

• Commissioni per conti aziendali
• Costi per bonifici bancari aziendali
• Commissioni dei fornitori di servizi di pagamento
• Commissioni delle carte di credito di origine professionale
• Interessi su prestiti aziendali

Soprattutto le aziende che gestiscono molti pagamenti tramite fornitori di pagamento digitali dovrebbero verificare regolarmente queste commissioni.

Consiglio: non registrate solo l'importo netto di un pagamento del cliente, ma contabilizzate correttamente anche le commissioni di transazione fatturate separatamente.

7. Costi di marketing e pubblicità

La pubblicità è per molti indipendenti una componente importante dell'acquisizione di clienti. Tuttavia, soprattutto le spese di marketing più piccole non vengono sempre contabilizzate in modo sistematico.

Ne possono far parte:

• Pubblicità su Google e sui social media
• Creazione e manutenzione del sito web aziendale
• Biglietti da visita e volantini
• Costi di dominio e hosting
• Costi per materiale pubblicitario
• Foto aziendali professionali

Finché questi costi sono giustificati dall'uso commerciale, possono in linea di principio essere considerati come costi aziendali.

Consiglio: anche le spese pubblicitarie più piccole dovrebbero essere documentate sistematicamente. Nell'arco di un intero esercizio possono sommarsi fino a raggiungere un importo rilevante.

8. Pranzi con i clienti e vitto professionale

Un pranzo con un potenziale cliente o una cena di lavoro con un partner di progetto può adempiere a uno scopo professionale.

Tali spese sono fiscalmente deducibili a determinate condizioni.

Sono particolarmente importanti:

• Un motivo professionale chiaramente comprensibile
• Un quadro di costi adeguato
• La documentazione delle persone partecipanti
• Un giustificativo corrispondente

Le visite private al ristorante o i normali costi di vitto personali non possono invece essere semplicemente contabilizzati come spese aziendali.

Consiglio: annotate direttamente sul giustificativo o nel vostro software di contabilità con chi si è svolto il pranzo di lavoro e a quale scopo professionale è servito.

9. Assicurazioni per l'attività indipendente

Le assicurazioni sono una componente importante della sicurezza finanziaria di un'azienda. Tuttavia, non tutti gli indipendenti registrano integralmente i relativi premi come costi aziendali.

Tra i costi assicurativi giustificati dall'uso commerciale possono rientrare, ad esempio:

• Assicurazione di responsabilità civile aziendale
• Assicurazione di responsabilità civile professionale
• Assicurazione di protezione giuridica aziendale
• Assicurazioni di cose per l'inventario aziendale
• Ciberassicurazione per l'azienda

È determinante che l'assicurazione copra effettivamente un rischio aziendale.

Le assicurazioni private e i contributi previdenziali personali sono invece soggetti ad altre regole fiscali e non possono essere contabilizzati forfettariamente come normali costi aziendali.

10. Piccoli acquisti e materiale d'ufficio

Un nuovo monitor, un mouse o una sedia da ufficio supplementare: i piccoli acquisti vengono spesso pagati direttamente nella quotidianità e poi dimenticati nella contabilità.

Tra le possibili spese aziendali rientrano:

• Materiale d'ufficio e carta per stampanti
• Accessori informatici
• Apparecchi di lavoro utilizzati a fini professionali
• Piccoli arredi per l'ufficio
• Riparazioni e manutenzione dell'attrezzatura aziendale

Va tuttavia considerato che non ogni acquisto può essere dedotto subito integralmente come costo.

Per investimenti più consistenti o utilizzati a lungo termine può essere necessaria un'iscrizione all'attivo con successivo ammortamento. Maggiori informazioni nel nostro articolo Trattamento fiscale degli investimenti in caso di attività lavorativa autonoma.

Come possono gli indipendenti registrare al meglio le proprie spese aziendali?

Affinché le spese aziendali fiscalmente deducibili non vengano dimenticate, una contabilità strutturata è decisiva.

Particolarmente utili sono le seguenti misure:

1. Separare le spese private da quelle aziendali: un conto aziendale separato facilita la visione d'insieme.
2. Conservare sistematicamente i giustificativi: i giustificativi digitali dovrebbero essere archiviati in modo completo, leggibile e comprensibile.
3. Registrare regolarmente le spese: chi aggiorna costantemente la propria contabilità riduce il rischio di dimenticare dei costi.
4. Documentare l'uso misto: per telefono, Internet o veicoli, la quota professionale dovrebbe essere indicata in modo plausibile.
5. Preparare con cura la chiusura annuale: verificate che tutti i costi aziendali e i ratei e risconti di competenza siano stati considerati.

Una contabilità accurata non solo facilita la dichiarazione d'imposta, ma offre anche una migliore visione d'insieme della situazione finanziaria dell'azienda.

Conclusione: anche le piccole spese aziendali possono essere fiscalmente rilevanti

Gli indipendenti in Svizzera hanno numerose possibilità di far valere fiscalmente le spese giustificate dall'uso commerciale. Spesso sono proprio i piccoli costi ricorrenti a passare inosservati nella quotidianità lavorativa.

Chi documenta integralmente e contabilizza correttamente le proprie spese aziendali può ridurre l'utile imponibile e migliorare al contempo la qualità della propria contabilità.

L'elemento decisivo non è dedurre il maggior numero possibile di spese, bensì considerare correttamente tutti i costi effettivamente giustificati dall'attività.

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Domande frequenti (FAQ)

Quali spese aziendali posso dedurre come indipendente in Svizzera?

In linea di principio potete dedurre i costi giustificati dall'uso commerciale o professionale. Ne fanno parte, ad esempio, materiale d'ufficio, abbonamenti software, costi aziendali del veicolo, spese di marketing e determinati costi di formazione continua. Le spese devono essere documentate in modo comprensibile.

Posso dedurre il mio home office dalle imposte?

A determinate condizioni può essere considerata una quota dei costi dei locali. Determinanti sono in particolare l'utilizzo professionale del locale e le prescrizioni fiscali del singolo caso.

I pranzi di lavoro sono fiscalmente deducibili?

I costi di rappresentanza giustificati dall'uso commerciale e di importo adeguato possono in linea di principio essere deducibili. Lo scopo professionale dovrebbe essere documentato. Le visite private al ristorante non sono deducibili come costi aziendali.

Posso dedurre il mio cellulare privato a fini professionali?

Sì, nella misura in cui il cellulare viene utilizzato in modo dimostrabile a fini professionali, la relativa quota di costi può in linea di principio essere considerata. Un uso privato parallelo deve essere adeguatamente scorporato.

Devo avere un giustificativo per ogni spesa aziendale?

Le spese aziendali devono poter essere dimostrate in modo comprensibile. Fatture, ricevute e altri documenti contabili idonei sono quindi importanti. Gli obblighi legali di conservazione e documentazione devono essere rispettati.