Risparmiare sui costi di contabilità con un regolamento sulle spese.

Il pranzo con i partner commerciali, il pernottamento necessario per motivi di lavoro, le spese di trasporto pubblico: nonostante tutti gli sforzi di digitalizzazione, le ricevute dei ristoranti, i biglietti del parcheggio, i biglietti ferroviari, le fatture degli hotel e altre ricevute di spesa continuano ad accompagnarci in formato cartaceo. Ormai in molti casi le spese vengono registrate elettronicamente, ma questo risolve solo una parte del problema. Infatti, secondo le disposizioni dell'Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC), i documenti originali devono essere conservati. Il rimborso delle spese rimane quindi un processo laborioso e soggetto a errori.

Un regolamento sulle spese approvato dalle autorità fiscali può tuttavia semplificare notevolmente questo processo e contribuire ad alleggerire il carico amministrativo delle aziende. Si tratta soprattutto di evitare che le spese ricorrenti dei dipendenti, ad esempio il pranzo dei montatori che lavorano fuori sede, debbano essere documentate singolarmente, controllate dalla contabilità e riportate nella certificazione salariale. Ciò comporta spesso un onere amministrativo non trascurabile per il datore di lavoro. Il dipendente, d'altra parte, deve fare i conti con verifiche e, se del caso, con compensazioni da parte delle autorità fiscali. I datori di lavoro possono far approvare dalle autorità fiscali locali il loro regolamento sulle spese, con i seguenti effetti.