Warum Geschäftsführer die Lohnbuchhaltung abgeben sollten

Lohnbuchhaltung: Mehr als nur Zahlen

Die Lohnbuchhaltung umfasst weit mehr als das monatliche Überweisen von Gehältern. Sie beinhaltet die korrekte Berechnung von AHV-, ALV-, BVG- und Quellensteuerbeiträgen, die Einhaltung gesetzlicher Meldefristen, das Erstellen von Lohnabrechnungen, das Führen von Lohnkonten und die Kommunikation mit Ämtern und Versicherungen.

Für Geschäftsführer:innen bedeutet das:

• hoher administrativer Aufwand
• ständige Weiterbildung durch Gesetzesänderungen

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Die Risiken bei interner Lohnadministration

Gerade in KMUs wird die Lohnbuchhaltung oft „nebenbei“ geführt – vom Geschäftsführer selbst oder von nicht spezialisierten Mitarbeitenden. Das birgt Risiken:

• Fehlberechnungen bei Sozialabgaben oder Quellensteuern
• Verspätete Meldungen an Ausgleichskassen oder Versicherungen
• Fehlende Rückstellungen für Ferien, Überstunden oder 13. Monatslohn
• Strafen oder Nachzahlungen bei Prüfungen durch Behörden

Solche Fehler sind nicht nur teuer, sondern können auch das Vertrauen der Mitarbeitenden beeinträchtigen.

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Vorteile der ausgelagerten Lohnbuchhaltung

1. Zeitersparnis und Entlastung

• Kein monatlicher Administrationsaufwand mehr
• Kein Einarbeiten in neue gesetzliche Vorschriften
• Konzentration auf das Kerngeschäft

2. Fehlervermeidung und Rechtssicherheit

• Professionelle Lohnabrechnungen nach aktuellem Recht
• Fristgerechte Meldungen und Abrechnungen
• Fachkundige Betreuung bei Revisionen und Rückfragen

3. Transparenz und Planbarkeit

• Klare monatliche Kosten
• Übersichtliche Reports und Statistiken
• Saubere Lohnunterlagen für die Jahresendabrechnung

4. Zufriedenere Mitarbeitende

• Pünktliche und korrekte Abrechnungen stärken das Vertrauen
• Klare Kommunikation bei Fragen zu Lohn oder Sozialabzügen

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Für welche Unternehmen lohnt sich das Outsourcing?

Die Auslagerung der Lohnbuchhaltung ist besonders sinnvoll für:

• KMUs ohne eigene HR-Abteilung
• Startups, die schnell wachsen
• Unternehmen mit häufig wechselnden Beschäftigungsverhältnissen (z. B. Teilzeit, Stundenlohn)

Auch saisonale Betriebe oder Unternehmen mit mehreren Lohnsystemen profitieren von der externen Betreuung.

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So gelingt der Wechsel zur externen Lohnadministration

1. Analyse der bestehenden Prozesse und Anforderungen
2. Auswahl eines erfahrenen Treuhand- oder Payroll-Dienstleisters
3. Definition der Schnittstellen (z. B. Zeiterfassung, HR-Systeme)
4. Klare Aufgabenverteilung und Regelung der Kommunikation
5. Schulung oder Einführung für die interne Bezugsperson

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Fazit: Lohnbuchhaltung gehört in Profihände

Die Lohnbuchhaltung ist ein sensibles und komplexes Thema, das Zeit, Know-how und Sorgfalt erfordert. Für Geschäftsführer:innen, die sich auf Wachstum und Strategie konzentrieren wollen, ist die Auslagerung eine kluge Entscheidung.

Handlungsempfehlung: Prüfen Sie, wie viel Zeit und Aufwand Ihre Lohnadministration aktuell benötigt. Ein Wechsel zu einem externen Anbieter kann nicht nur entlasten, sondern auch finanzielle und rechtliche Sicherheit schaffen.

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